Tinggalkan komentar

BAGAIMANA MEMPERSIAPKAN DISKUSI PENILAIAN KINERJA BERBASIS KOMPETENS ?I


Apa yg perlu disipkan supaya selama diskusi dapat membantu kita untuk membangun fondasi yang lebih kuat, membuat kita frustrasi, atau meyakinkan kita bahwa kita tidak cocok di organisasi tempat kita bekerja saat ini.
Pertanyaan kuncinya adalah apa yang kita pelajari dari diskusi tersebut.

Tugas sebagai manajer, adalah memberi peluang sebesar- besarnya kepada karyawan agar dapat belajar sesuatu dari diskusi penilaian kinerja tersebut.

Bagaimana penilaian berbasis kompetensi mengubah dinamika diskusi dengan karyawan kita ?

Sebelun diskusi tentang kinerja, ada baiknya seorang Manajer didorong untuk:
 Sediakan waktu yang cukup.
 Rencanakan sebelumnya apa yang akan dikatakan.
 Adopsi sebuah sikap pemecahan masalah di mana manajer berada di pihak karyawan.
 Bahas perilaku dan jangan tafsirkan motif.
 Jangan bandingkan dengan karyawan lain.
 Identifikasi langkah-langkah yang dapat diambil karyawan untuk lebih baik.
 Minimalkan membahas masalah pribadi karyawan.
 Bahas konsekuensi gagal memperbaiki diri.
 Biarkan karyawan memberi komentar secara lisan dan tulisan, serta tandatangani penilaian tersebut.

Sebelum bertemu dengan setiap karyawan, periksa kembali formulir kinerjanya untuk memastikan bahwa kita mengingat rincian yang perlu kita diskusikan dengan karyawan tersebut. KIta mungkin ingin melihat pertanyaan-pertanyaan berikut yang dikembangkan oleh Civil Service Commision Negara Bagian Michigan:

Pastikan kita telah mengatur pertemuan penilaian kinerja sehingga pertemuan tersebut tidak terganggu.
KIta perlu menunjukkan kepada karyawan bahwa manajer menghargai diskusi itu dan menganggap serius penilaian kinerja mereka. Bagaimana kita lakukan? Matikan ponsel atau alat komunikasi. Jangan sering-sering melihat jam tangan . tunjukkan kepada karyawan melalui komunikasi nonverbal bahwa manajer peduli kepada karyawan sebagai manusia dan bahwa manajer secara tulus berniat bekerja bersama untuk meningkatkan kinerja mereka dan membuat keseluruhan tim semakin sukses.

Untuk membuat diskusi penilaian kinerja berhasil, pikirkan mengenai kompetensi yang diperlukan untuk membuat organisasi kita berhasil:Orientasi Pencapaian/Hasil, Dampak dan Pengaruh, Orientasi Pelayanan Pelanggan, Pemahaman Antarpribadi, dan Kesadaran Organisasi, dan kompetensi lain yang spesifik. Tanyakan kepada diri sendiri:
 Apakah penilaian kinerja yang telah dilaksanakan oleh Manajer dan tim kita ditulis dengan baik, lengkap, strategis, dan fokus pada kompetensi? Apakah tim menyelesaikan formulir tepat waktu? (Orientasi Pencapaian/Hasil dan Pemikiran Analitis/Konseptual)
 Apakah kita membimbing tim untuk menganggap serius proses penilaian kinerja? Apakah Anda membujuk mereka untuk melakukan upaya untuk menulis pemyataan prestasi berbasis kompetensi yang lebih baik untuk membantu mendukung penilaian mereka? (Dampak dan Pengaruh dan Pemahaman Antarpribadi)
 Apakah kita membantu karyawan mengatasi kesulitan dengan pelanggan mereka atau di dalam organisasi selama periode kinerja? (Orientasi Layanan Pelanggan danKesadaran Organisasi)

Selain dari saran yang umum, untuk penilaian kinerja berbasis kompetensi, KIta perlu untuk:
1. Mempertimbangkan kepribadian, kebutuhan, dan kompetensi setiap karyawan sebelum diskusi.
2. Siap untuk membahas kompetensi yang diperlukan oleh posisi saat ini, dan seberapa cocok kompetensi karyawan tersebut.
3. Ingat untuk mencakup semua informasi yang diharapkan tentang tujuan dan kompetensi kinerja. Jaga agar percakapan bersifat membangun dan fokus.
4. Pikirkan tentang urutan pembahasan informasi penilaian kinerja.
5. Pastikan setiap kritik akurat dan spesifik.
6. Minta masukan dari karyawan untuk memperbaiki kinerja mereka dan tawarkan usulan praktis yang membangun.Seimbangkan advokasi dan pertanyaan.

 Pertimbangkan Kepribadian, Kebutuhan, dan Kompetensi Setiap Karyawan Sebelum Diskusi
Pikirkan secara sungguh-sungguh cara melakukan diskusi penilaian kinerja dengan cara yang paling positif bagi setiap individu, namun tetap konsisten dan adil.

Pertimbangkan pemahaman antarpribadi, kesadaran organisasi, dan tingkat kecerdasan emosi karyawan. Apakah karyawan tersebut mengendalikan emosinya, atau apakah ia cenderung untuk menjadi emosional? Apakah ia menerima umpan balik dan kritik dengan baik? Apakah ia memiliki keterampilan mendengar yang baik? Apa juga perlu memikirkan tentang jika Kita memiliki karyawan yang sangat sensitif dan mungkin menganggap pribadi umpan balik itu.
Selain tingkat kecerdasan emosi karyawan, Kita perlu menyadari tingkat kecerdasan emosi kita, untuk mengelola diskusi kinerja dan bimbingan sepanjang tahun dengan cara yang positif. Apakah kita dapat mengendalikanemosi kita sendiri? Seberapa kuat hubungan profesional kita dengan karyawan? Apakah karyawan mempercayai kita sebagai manajer, atau menganggap kita menghakimi, bias, dan tidak berada di pihaknya? Apakah kita telah mengambil waktu untuk bertemu dengan karyawan tersebut secara berkala? Apakah kita tanggap terhadap pertanyaan dan permintaan bantuan karyawan tersebut? Apakah kita tahu jika ada sesuatu yang dialami karyawan itu yang akan membuat kita secara khusus berhati-hati dengan umpan balik kinerja? Jika kita telah melakukan pekerjaan yang baik sepanjang tahun dalam membimbing dan membina karyawan tersebut, diskusi kinerja itu hanya akan seperti percakapan untuk melanjutkan rangkaian sesi coaching dan mentoring.

 Bersiaplah untuk Membahas Kompetensi Yang Dibutuhkan oleh Posisi Saat Ini dan Kompetensi yang Dimiliki Karyawan Saat Ini
KIta harus mnetapkan waktu, dalam diskusi penilaian kinerja, untuk membicarakan kecocokan kompetensi yang dimiliki karyawan dengan tuntutan jabatan yang dipegang.
Apa yang harus kita lakukan ketika karyawan tersebut kelihatannya tidak memiliki kompetensi yang dibutuhkan untuk posisi itu? Dalam kasus tertentu, karyawan didorong untuk menduduki posisi tersebut untuk mengembangkan berbagai kompetensi dalam bidang penting. Seorang teknisi, misalnya, dapat beralih memegang posisi sales engineer karena dinilai memiliki potensi dalam bidang tersebut, jika organisasi ingin mereka berhasil di bidang- bidang baru itu, manajer mereka harus membina dan membantunya untuk mengembangkan kompetensi Berorientasi pada Pelayanan Pelanggan dan Dampak dan Pengaruh, yang menjadi penting dalam posisi mereka sekarang.
Idealnya, kita memiliki gagasan yang baik tentang bagaimana karyawan menilai kompetensinya sendiri sebelum kita mengadakan diskusi penilaian kinerja tahunan. Bagaimana kita bisa mengetahui apa yang dipikirkan karyawan? Karyawan itu mungkin telah:
 Mengisi formulir penilaian kinerja berbasis kompetensinya sendiri, dan menilai dirinya sendiri dalam kompetensi utama.
 Memberi kita daftar prestasi berbasis kompetensi untuk periode kinerja tersebut.
 Berbicara dengan kits tentang kompetensinya selama sesi bimbingan sepanjang tahun itu.

Ketika karyawan menilai kompetensinya secara berbeda dengan kita, membicarakan tentang perbedaan persepsi selama diskusi tinjauan kinerja menjadi jauh lebih penting. Jelaskan apa yang telah ia lakukan yang membuat kita mengevaluasi dirinya dengan cara yang kita lakukan. Beri kesempatan kepada karyawan untuk menjelaskan sudut pandangnya, dan terbukalah untuk mengubah pola pikir kita jika ia mengemukakan alasan yang kuat.
Jika karyawan tersebut tidak memiliki tingkat kompetensi yang kita haruskan ia miliki agar lebih sukses dalam posisinya, kita perlu mempertimbangkan pilihan-pilihan kita. Jika kita percaya bahwa ia memiliki potensi, bekerjalah dengan karyawan kita untuk membantunya mengidentifikasi kompetensi apa yang harus dikembangkan tahun depan, bantu ia memahami pedoman pengembangan organisasi untuk mengembangkan sebuah rencana yang efektif, dan beri ia beberapa ide untuk membantunya memperkuat kompetensi-kompetensi tersebut.
 Ingat untuk Mencakup Semua Informasi yang Diharapkan Tentang Sasaran dan Kompetensi Kinerja. Jaga Agar Percakapan Bersifat Membangun dan Fokus
Dalam pembicaraan dengan karyawan, sangat mudah bagi mereka untuk membicarakan tentang proyek mereka sekarang, atau masalah – masalah yang mereka hadapi. Penting untuk diingat bahwa kita mungkin memiliki beberapa karyawan yang tahun lalu memiliki pengalaman buruk dengan penilaian kinerja. Mereka membawa kisah buruk tersebut ke diskusi penilaian kinerja.
Apabila Kita mengetahui bahwa kita memiliki karyawan yang perhatiannya mudah beralih atau cenderung tidak menyambung dalam pembicaraan normal, KIta harus melakukan upaya ekstra untuk membuat pembicaraan tetap fokus. Jangan bandingkan mereka dengan karyawan lain, atau Kita akan mengubah fokus pembicaraan ke pembicaraan yang tidak membangun dan tidak produktif. Jaga agar pembicaraan bersifat membangun, positif, dan sedapat mungkin fokus pada kinerja.

Periksa hasil-hasil mereka, atau apa yang telah mereka lakukan, dan kemudian berbicara dengan mereka tentang kompetensi mereka atau bagaimana mereka dapat mencapai tujuan tersebut.
Tanyakan kepada karyawan bagaimana perasaan mereka tentang hasil dan kompetensi selama periode penilaian, dan apa yang dapat mereka lakukan untuk memperbaiki kinerja mereka tahun depan. Beri mereka contoh-contoh spesifik untuk mendukung penilaian kinerja, dan bimbing mereka agar lebih sukses di masa depan. Bantu mereka memahami pedoman pengembangan SDM perusahaan, dan satukan rencana pengembangan yang menargetkan memperbaiki dua kompetensi.
 Pikirkan tentang urutan dalam membahas informasi penilaian kinerja.
Banyak manajer diajari bahwa mereka perlu untuk memulai dan mengakhiri diskusi dengan sesuatu yang positif tentang karyawan tersebut dan kinerjanya. Umpan balik roti isi, biasanya disebut begitu, didasarkan pada mengatakan sesuatu yang positif, kemudian mengatakan “kritik membangun” kemudian mengatakan sesuatu yang positif untuk menutup. Manajer diajari untuk menggunakan pendekatan ini untuk membantu karyawan mereka memahami apa yang perlu mereka latih untuk menjadi lebih efektif, tanpa mengecilkan hati mereka.
Adrienne Talani Greben adalah seorang konsultan pengembangan organisasi yang bermarkas di Cleveland yang bekerja dalam sumber daya dan pengembangan organisasi untuk PricewaterhouseCoopers dan dua perusahaan minyak internasional sebelum memulai praktik konsultasinya lima tahun lalu. la percaya bahwa umpan model sandwich (umpan balik yang tidak terus terang) tidak selalu efektif.

la mengatakan kisah ini tentang temannya yang bekerja di sebuah perusahaan konsultan di Adanta. Seorang bos mengatakan kepada nya bahwa ia ingin memecat seseorang karena telah melakukan sesuatu yang tidak disukai oleh bos. Sang bos mengatakan kepada orang tersebut, “Joe, kau tahu kau orang yang hebat. Tapi berhenti melakukan ini, atau aku harus memecatmu. Tapi saya tahu kau bisa melakukannya karena kau
orang yang hebat.

Pada akhirnya,Joe mengatakan kepada seorang teman, “Aku baru saja mengalami pertemuan yang hebat dengan bosku. Aku pikir aku akan mendapatkan promosi itu!” Joe hanya mendengar bahwa ia orang yang hebat.

Kristie Wright, seorang manajer perusahaan teknologi tinggi, mengatakan bahwa ia secara aktif membimbing mengenai cara memulai dan mengakhiri secara positif diskusi penilaian kinerja, karena memulai dan mengakhiri diskusi penilaian kinerja secara keliru akan berakibat salah sangka.

Menariknya, kadet di sebuah akademi militer diketahui mengejek pendekatan umpan balik model sandwich dengan mengatakan, “Topi yang bagus, menyebalkan, sepatu yang bagus.”

Sekalipun banyak ahli tetap merekomendasikan pendekatan sandwich dalam banyak hal, kita mungkin menghadapi situasi khusus yang menyebabkan kita menggunakan pendekatan yang salah. Joe, dari sebuah perusahaan konsultan di Atlanta, yang jelas tidak mendengar dengan baik, mungkin sekarang bekerja untuk kita. kita mungkin memiliki seorang karyawan yang didisiplinkan karena masalah kinerja tertentu, dan pengacara perusahaan merekomendasikan kita agar tegas tentang masalah masa lalunya dan apa yang kita harapkan darinya di masa yang akan datang selama tinjauan kinerja.

Dengan kata lain, ketika tidak ada yang positif, jangan ciptakan sesuatu yang positif untuk membuat karyawan kita merasa baik-baik saja.
Kunci untuk diskusi yang sukses adalah memasukkan dan menyeimbangkan umpan balik yang positif dan membangun. Juga penting untuk diingat pentingnya memulai suatu pembicaraan dengan karyawan dengan cara yang positif kapan pun memungkinkan.

Dengan sangat sederhana, kita harus berusaha untuk membangun hubungan dengan karyawan tersebut sebelum masuk ke bagian utama diskusi. Banyak orang tidak akan terbuka mendengar kritik yang membangun jika hal itu dikatakan sebelum kontribusi mereka terhadap tim diakui.
Pertimbangkan gaya komunikasi mereka dan sesuaikan gaya komunikasi kita sendiri untuk memenuhi kebutuhan karyawan. Sebagai contoh, jika Kita membimbing seorang karyawan yang gaya komunikasinya lebih tidak langsung, pastikan kita meluangkan waktu untuk bertanya kabamya, atau mulai dengan sebuah komentar pemecah suasana tentang cuaca atau anjingnya atau keluarganya sebelum memberikan umpan balik kepadanya mengenai apa yang perlu ia lakukan untuk meningkatkan kinerjanya.
Hal yang harus dibicarakan dalam diskusi penilaian kinerja
adalah:
 Apa yang berjalan baik sepanjang tahun itu.
 Apa yang bisa saja dilakukan secara lebih efektif.
 Apa gagasan berikutnya untuk mengembangkan kemampuan dan kompetensi untuk membantunya agar lebih sukses di masa yang akan datang. ;
 Pastikan Setiap Kritik Akurat dan Spesifik
Banyak dari karyawan Anda yang tertarik mempelajari apa yang perlu mereka lakukan untuk memperbaiki diri dan siap untuk mendapatkan promosi. Kritik yang membangun yang membantu karyawan Anda memahami apa yang dapat mereka lakukan untuk mengatasi masalah atau menanganinya dengan cara yang berbeda dapat menjadi pengalaman positifapabila ditangani secara diplomatis.

Pastikan kritik kita akurat dan valid. Saya masih mengingat seorang profesional SDM yang mengatakan bahwa saya tidak bekerja cukup kuat atau bekerja dengan jumlah jam yang sama seperti rekan kerja saya. Hal itu semata tidak benar. Rekan kerja saya menyesuaikan jam kerjanya dengan jadwal biasa manajer dari jam 6 hingga jam 4. Saya tiba jam 7 dan biasanya berada di kantor hingga jam 6.30 atau jam 7.

Dengan mengkritik karyawan kita dengan sesuatu yang tidak benar, kita dapat kehilangan kredibilitas sebagai manajer dan mematahkan semangat karyawan yang baik.
Jika KITA melihat saran seorang pelatih karier yang biasanya diberikan sebelum sesi tinjauan kinerja, satu pokok penting untuk diminta kepada manajer adalah mendukung komentar lisan dan tulisannya dengan contoh yang spesifik. Bersiaplah untuk menjawab pertanyaan mereka, dengan cara yang obyektif dan professional mengenai mengapa Anda tiba pada kesimpulan yang Anda buat. Ingat bahwa jawaban Anda harus mencakup bukti dan contoh berbasis kompetensi.
Ingat untuk membatasi apa yangAnda katakan mengenai masalah yang spesifik, beri kesempatan kepada karyawan untuk memberikan respons, dan dengarkan apa yang ia katakan. kiTA mungkin saja menemukan sesuatu yang baru bahwa ia bekerja di kantor lebih lama dari yang Anda kira.
 Tanyakan kepada Karyawan Tentang Cara untuk Memperbaiki, dan Tawarkan Usulan Praktis yang Membangun. Seimbangkan Advokasi dan Pertanyaan
Banyak karyawan yang menjadi manajer karena mereka telah menjadi individu kontributoryang kuat dan belajar untuk secara efektif melakukan advokasi bagi diri mereka sendiri. Namun agar lebih efektif sebagai manajer, mereka perlu mengenali pentingnya mendengarkan karyawan mereka dan mengajukan pertanyaan, terutama untuk mendapatkan gagasan karyawannya tentang bagaimana untuk meningkatkan kinerja mereka di masa depan. Menawarkan saran yang membangun perlu diimbangi dengan mendapatkan gagasan dari karyawan jika Anda ingin sang karyawan berkomitmen untuk meningkatkan diri. Menyeimbangkan advokasi dengan pertanyaan terutama penting selama diskusi penilaian kinerja, dan ketika manajer membimbing karyawan mereka sepanjang tahun.
Rick Ross dan Charlotte Roberts memiliki sebuah artikel menarik, “Menyeimbangkan Pertanyaan dan Advokasi.” di mana mereka menjelaskan mengapa pendekatan ini sangat penting bagi manajer kini. Mereka mengatakan bahwa manajer di A.S. dan perusahaan Barat lainnya telah terlatih sepanjang karier mereka untuk menjadi advokat yang mengartikulasi penuh kekuatan, pemecah masalah yang tahu bagaimana untukmenyampaikan danberargumenuntukpandangan mereka. Di dalam artikel mereka, mereka juga mengatakan bahwa saat orang mengalami promosi di organisasi, mereka harus berhadapan dengan masalah-masalah yang lebih kompleks dan sahng tergantung di mana tidak seorang pun “tahu jawabannya, dan di mana satu-satunya pilihan yang mungkin adalah agar kelompok-kelompok yang terdiri dari individu berpikir bersama untuk tiba pada wawasan baru.” Pada titik ini, penulis berkata bahwa manajer perlu untuk belajar menyeimbangkan advokasi dengan pertanyaan, dan melakukannya dengan terampil.
Ketika manajer menyeimbangkan advokasi dan pertanyaan, penulis mendorong mereka untuk mendiskusikan penalaran dan pemikiran mereka, kemudian mendorong orang lain untuk menantangnya. Manajer harus menggunakan pendekatan mendiskusikan pandangan mereka terlebih dahulu, dan kemudian menjelaskan bagaimana mereka tiba padapandangan tersebut. Kemudian mereka harus meminta umpan baik tentang bagaimana hal itu terdengar bagi orang atau kelompok tersebut, apa yangmasuk akal dan apayang tidak, dan umpan balik tentang gagasan atau alasan yang dapat diperbaiki.
Artikel itu berisi saran-saran spesifik tentang cara-cara meningkatkan advokasi dan permintaan, yang dimasukkan di dalam buku ini dalam Apendiks D. Menyeimbangkan advokasi dengan pertanyaan terutama penting ketika Anda bekerja dengan tinjauan kinerja berbasis kompetensi karena:
 Itu bisa membantu karyawan memahami apa yang perlu dilakukan agar lebih sukses, karena mereka memiliki kesempatan untuk menjawab pertanyaan dan menjelaskan pemikiran mereka tentang bagaimana kinerja mereka selaras dengan kompetensi mereka.
 Anda dapat mengurangi peluang Anda salah paham dengan mengajukan lebih banyak pertanyaan.
 Anda dapat mendiskusikan perbedaan antara definisi Anda dengan definisi karyawan tentang kompetensi organisasi.
 Anda dan karyawan Anda bisa mencapai pemahaman bersama tentangtingkatkompetensiyangperluditunjukkan oleh karyawan agar berhasil dalam posisinya sekarang ini.
 Anda dapat berbicara dengan karyawan tentang kompetensi apa yang perlu ia tunjukkan agar berhasil dalam kariernya di masa yang akan datang.
Ingatlah bahwa sebuah peranbesarmenjadimanajeryangbaikadalah membimbing karyawan Anda untuk fokus pada tujuan dan kompetensi mereka untuk meningkatkan kinerja mereka. Pikirkan tentang tujuan anda sendiri untuk diskusi tinjauan kinerja berbasis kompetensi yang lebih efektif. Mudah mudahan batu bata yang anda berikan kepada karyawan anda akan digunakan untuk membangun fondasi yang lebih kuat.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: